Настольная СУБД Access 2002



 

Добавление записи


В формах, так же как и в таблицах, предусмотрена пустая запись, которая предназначена для добавления новых записей в таблицу. Эта пустая запись, как и в таблице, отображается в форме после всех заполненных записей. К этой записи можно перейти, пролистав в форме все записи с помощью кнопок перехода по записям или с помощью специальной кнопки перехода на новую запись. После ввода данных в эту запись и ее сохранения данные автоматически попадают в таблицу.

При добавлении новой записи в таблицу с помощью формы необходимо, переместившись на пустую запись, заполнить поля этой формы в соответствии с правилами, определенными разработчиком формы. Перемещение между полями формы, используемыми для ввода и редактирования данных, происходит аналогично тому, как это делается в запросах и таблицах, за исключением того, что клавиши перемещения курсора вверх и вниз перемещают курсор между полями, а не между записями. Для сохранения введенных значений нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<Enter>.

Замечание

Чтобы можно было добавлять новые записи в таблицу в режиме Формы, свойство Разрешить добавление (Allow Additions) должно иметь значение Да (Yes). Значение этого свойства можно изменить, используя окно'свойств формы в режиме Конструктора.

Чтобы добавить новую запись в таблицу с помощью формы:

  1. Откройте форму. Перейдите в режим Формы, если форма была открыта в другом режиме. Для этого нажмите кнопку Вид (View) панели инструментов текущего режима и выберите из списка режимов элемент Режим формы (Form View). В текстовых полях формы появятся значения полей первой записи таблицы или запроса, являющегося источником данных формы. Access помещает точку вставки в первое поле формы.
Замечание

Редактирование полей для формы разрешено в тех же случаях, что и для таблицы или запроса, являющегося источником данных формы, т. е. до тех пор, пока это не будет запрещено в свойстве формы Разрешить изменение (Allow Edits).

  1. Перейдите к пустой записи, предназначенной для ввода новых данных. Для этого нажмите кнопку Новая запись (New Record) на панели инструментов Режим формы (Form View) либо маленькую кнопку Новая запись (New Record), расположенную в нижней части окна формы.

Замечание

Чтобы отменить создание новой записи после нажатия кнопки Новая запись на панели инструментов, просто нажмите кнопку перехода к предыдущей записи.

  1. При переходе на новую запись все текстовые поля и другие элементы управления в форме станут пустыми, кроме тех, значение которых определено по умолчанию. Access помещает точку вставки в первое поле формы. Для перемещения точки вставки к следующему полю нажмите клавишу <Enter> или клавишу <Таb>. Чтобы вернуться к предыдущему полю, нажмите комбинацию клавиш <-Shift>+<Tab> или используйте клавиши управления курсором для перемещения между полями. Можно, конечно, переходить от поля к полю с помощью одинарного щелчка левой кнопкой по нужному элементу управления.
  2. В поля формы введите требуемые значения, используя стандартные методы редактирования. В текстовые поля введите нужные значения, а в раскрывающихся списках или полях со списками с помощью мыши выберите необходимые элементы, так же как это делается в стандартных диалоговых окнах Windows.
  3. После завершения ввода данных Access сохранит их в памяти, но не добавит новую запись в таблицу. Для добавления записи в таблицу нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<Enter> или выберите команду Записи, Сохранить запись (Records, Save Record).
  4. Для добавления нескольких записей повторите шаги с 2 по 5.

Чтобы запретить добавление записей в таблицу с помощью формы:

  1. Откройте форму в режиме Конструктора.
  2. Выделите всю форму.
  3. На панели инструментов Конструктор форм (Form Design) нажмите кнопку Свойства (Properties).
  4. В появившемся окне свойств формы (рис. 5.31) раскройте вкладку Данные (Data).

Рис. 5.31. Вкладка Данные диалогового окна свойств формы

  1. На этой вкладке в раскрывающемся списке свойства Разрешить добавление (Allow Additions) выберите элемент Нет (No).
  2. Закройте окно свойств и сохраните форму.
Теперь кнопка Новая запись (New Records), как на панели инструментов Режим формы (Form View), так и внизу окна формы, будет заблокирована, и добавление новых записей в таблицу с помощью формы будет невозможно.

Чтобы при добавлении новой записи какое-либо поле формы имело заранее заданное значение:

  1. Откройте форму в режиме Конструктора.
  2. Выделите нужное поле, щелкнув по нему левой кнопкой мыши.
  3. На панели инструментов Конструктор форм (Form Design) нажмите кнопку Свойства (Properties).
  4. В появившемся окне свойств поля (рис. 5.32) раскройте вкладку Данные (Data).

Рис. 5.32. Вкладка Данные диалогового окна свойств текстового поля

  1. На этой вкладке в текстовое поле свойства Значение по умолчанию (Default Value) введите нужное значение.
  2. Закройте окно свойств и сохраните форму.
Теперь в каждой новой записи выделенное вами поле будет иметь по умчанию введенное значение. Это значение можно изменять в новой записи, если свойство Блокировка (Locked) данного поля имеет значение Нет (No). Подробнее об этом рассказано в следующем разделе.

 

Назад Начало Вперед