Изменение
уровня детализации
Вернемся к
первоначальному виду таблицы, когда в столбцах отображались данные по годам
(см. рис. 8.33). Рассмотрим, как можно изменить уровень детализации данных,
выводимых в сводной таблице.
Обратите внимание,
что в наименованиях поля столбцов справа виден маркер развертывания (значок
плюса в квадратике). Это означает, что в данный момент отображаются данные самого
верхнего уровня детализации.
-
Щелкните по этому маркеру
в столбце, соответствующем 1997 году. Появится еще одна строка в заголовке,
и вместо одного столбца отобразятся пять: четыре соответствуют кварталам,
а последний столбец представляет собой итог за год (рис. 8.41). Поскольку
крайний правый столбец таблицы содержит общий итог по всем годам, то данные
в этом столбце будут представлять собой промежуточный итог
Итоги
(Total).
Маркер у цифр года изменился: появился значок минуса в квадратике. Его можно
использовать потом для того, чтобы снова "свернуть" данные. Справа
от поля "Годы" (Year) появилось еще одно поле — "Кварталы"
(Quarters).
-
Слева в заголовке кварталов
также виден маркер развертывания. Щелкнув по нему, вы можете дальше развернуть
данные и просматривать данные по месяцам. Но если вы хотите развернуть данные
сразу по всем кварталам, воспользуйтесь специальной кнопкой на панели инструментов.
Выделите поле "Кварталы" (Quarters) и нажмите кнопку "Развернуть"
(Expand) на панели инструментов. Число столбцов в таблице увеличится и для
каждого месяца будет отведен отдельный столбец. Кроме того, будут отображаться
промежуточные итоги по кварталам и годам.
Замечание
Обратите внимание,
что, выполняя все эти операции, мы не создавали никаких вычисляемых полей.
Так, Access 2002 умеет работать с данными типа
Дата
(Date/Time).
-
Если вы хотите теперь
снова свернуть таблицу и отобразить только верхний уровень иерархии, выделите
поле "Годы" (Year), щелкнув по его названию, и нажмите кнопку
Свернуть
(Collapse) на панели инструментов. Таблица вновь приобретет первоначальный
вид.
![](42.gif)
Рис. 8.41.
Детализация данных по столбцам сводной таблицы
Для того чтобы
отображать или скрывать детальные данные, можно использовать также маленькие
кнопочки с изображением знаков плюса и минуса, находящиеся у каждого значения
поля, как в строках, так и в столбцах.
-
Подведите указатель
мыши к кнопке со знаком плюс в строке с названием первого товара. Появится
подсказка
Показать/скрыть детали
(Show/Hide Details). Нажмите эту кнопку.
Строка расширится, и в ней будут выведены как детальные данные по всем счетам,
в которых участвовал этот товар, так и итоговые данные за год (рис. 8.42).
Это как раз тот режим, который не удается получить, если воспользоваться группировкой
в обычных запросах на выборку.
![](43.gif)
Рис. 8.42.
Итоговые данные по строкам сводной таблицы
-
Чтобы снова скрыть детальные
данные, нажмите кнопку со знаком минус.
-
Чтобы отобразить детальные
данные сразу по всем строкам, выделите весь столбец с наименованиями товаров
и нажмите кнопку
Подробности
(Show Details) на панели инструментов.
-
Чтобы снова скрыть детальные
данные по всем строкам, нажмите кнопку
Скрыть подробности
(Hide Details)
на панели инструментов.
Аналогично
отображаются и скрываются данные и для столбцов таблицы.
Детализация
данных может быть изменена также при добавлении новых полей в область строк
или столбцов. Например, можно добавить в область строк поле "Категория"
(Category) и сгруппировать все товары по категориям.
Поле "Категория"
отсутствует в исходном запросе "Счета" (Invoices), поэтому сначала
нужно перейти в режим Конструктора, добавить к запросу таблицу "Типы"
(Categories), затем добавить в бланк запроса поле "Категория" (CategoryName)
из этой таблицы и снова вернуться в режим сводной таблицы. В списке полей появится
новое поле. Далее необходимо осуществить следующие действия.
-
Перетащите поле "Категория"
(CategoryName) из списка полей в область строк, поместив его перед полем "Марка"
(ProductName). Сводная таблица приобретет вид, показанный на рис. 8.43. Теперь
в левой части таблицы — два поля, причем все товары автоматически сгруппировались
по категориям. Последняя строка в каждой категории представляет собой промежуточный
итог продаж по категории.
![](43a.gif)
Рис. 8.43.
Добавление поля в область строк
-
Выделите поле "Категория"
(CategoryName) и нажмите кнопку
Свернуть
(Collapse) на панели инструментов.
Таблица быстро перестроится и будет иметь вид, приведенный на рис. 8.44. Маркеры
развертывания справа указывают на то, что представлен верхний уровень детализации,
и данные могут быть детализированы.
![](44.gif)
Рис. 8.44.
Отображение товаров, сгруппированных по категориям
Содержание раздела
|